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Archive for 29 agosto 2011

A pesar de que algunas empresas y organizaciones ya han incorporado el escáner para almacenar su documentación, son aún muchas las que continúan acumulando archivadores y carpetas.

Esto suele llevarnos a una montaña de documentos, mal almacenados, imposibles de consultar ni conservar, pero que no son susceptibles de destrucción, o sea: Resultan inútiles. Para los que piensen que exagero: unas tres cuartas partes de la información que manejamos nos llega y la conservamos en formato papel.

Sería redundante insistir en las bondades de la digitalización, todos sabemos que librarse del papel es esencial pues disminuye el espacio, el tiempo y los recursos implicados en la consulta de un documento impreso (sin pensar en la posible pérdida o destrucción por accidente) pero ¿Cómo implantar un sistema de digitalización y de gestión de  archivos electrónicos?  A veces no basta con escanearlos:

Hace unos días una buena amiga me decía preocupada que este verano, cuando ha ido a consultar el archivo que llevaba uno de sus compañeros ausentes, ha sido incapaz de encontrar nada pues este había empleado criterios subjetivos de archivo, y añadió que de haberlos tenido digitalizados esto no habría ocurrido, pero ¿no tendría el mismo problema para encontrarlos? Seguramente su compañero habría almacenado los archivos digitales de la misma forma errónea.

En la mayoría de los casos las empresas optan por soluciones internas y encomiendan la labor a personas que no conocen los criterios eficientes de clasificación y cometen los errores habituales en tareas que, si bien son de apariencia mecánica, requieren un procedimiento y control estrictos que solo se adquiere a través de la formación y la experiencia.

Como respuesta a la problemática del papel, llegó la digitalización y custodia de documentos, y para optimizar la información en línea  de los mismos, el software de gestión de archivos.

Ya no cabe preguntarse si merece la pena digitalizar nuestros documentos, el siguiente paso lo ha hecho posible el avance tecnológico, el acceso a Internet, los soportes y avance en la seguridad de los datos… con el software T_@rganiza, hoy es posible acceder a toda la documentación de cualquier fecha, de forma cronológica , segura y de manera inmediata.

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Se espera que en breve sea aprobada la Ley de transparencia para el acceso a la información pública. Pronto sabremos si desde el anuncio de dicha ley en 2008 hasta su inminente materialización, se ha previsto el procedimiento necesario para que el derecho que ampara sea real, nos referimos a las herramientas (informáticas y de gestión de documentos) y al establecimiento de plazos de ejecución internos para que sea posible dar respuesta en treinta días. Más aún si en este caso, el silencio administrativo transcurrido dicho plazo desestima la solicitud. Esperamos ansiosos este importante avance hacia la transparencia de la información.

Artículo publicado en El País 22/08/2011:

Los ciudadanos tienen derecho a saber. A conocer en qué se invierten sus impuestos, lo que cobran los políticos, las listas de espera de un hospital. Un alto porcentaje de la información en manos de las Administraciones y de entidades que ejercen funciones públicas permanece oculta a los ciudadanos. Para acabar con el secretismo de datos y estadísticas, el Gobierno de Zapatero se comprometió en octubre de 2008 a elaborar una ley de transparencia y acceso a la información pública. Ayer examinó el anteproyecto el Consejo de Ministros, pero es difícil que pueda aprobarse en los dos meses que quedan de legislatura.

Aún con todo, es el primer paso para que España deje de ser una anomalía en el entorno comunitario (Suecia tiene una ley de estas características desde 1766) y saque a la luz prácticamente todo aquello que no afecte a la privacidad de las personas ni a la seguridad nacional. La norma faculta a los ciudadanos a acceder a los archivos y registros oficiales sin tener que justificar la petición.

El texto, de apenas 19 artículos, reconoce el derecho de acceso de los ciudadanos a la información pública y aspira a promover “la transparencia en la actuación administrativa”. Esta obligación afecta al Gobierno (central, autonómico y local), al poder legislativo y al judicial y a todas aquellas entidades que ejerzan funciones públicas, como RTVE, concesionarias de autopistas o colegios profesionales.

Quedan excluidas las informaciones en curso de publicación, las que requieran reelaboración o simples notas, borradores o resúmenes. Y, por supuesto, aquellas que afecten a la seguridad y defensa del Estado, las relaciones exteriores, la tutela judicial efectiva o la investigación de delitos. También estará vetada al ojo ciudadano la información que contenga datos personales, como la ideología, la afiliación política o la religión. Cuando prevalezca el derecho de protección de datos personales, se facilitará el acceso solicitado siempre y cuando “sea posible la anonimización” de la información requerida.

Las solicitudes se podrán presentar a través de Internet y las respuestas deberán tramitarse en el plazo máximo de un mes (dos si “el volumen o la complejidad de la información” lo justifican). Después de 30 días sin respuesta, se entenderá que la solicitud ha sido desestimada. Es el llamado “silencio negativo”, que facilita al ciudadano presentar un recurso contencioso-administrativo y, en todo caso, acudir a la vía judicial.

En contra de lo que se preveía en anteriores borradores, que dejaba en manos de la Agencia Española de Protección de Datos el papel de árbitro, el anteproyecto crea la Comisión de Transparencia y Acceso a la Información (CTAI), un organismo de control compuesto por expertos que desempeñará funciones de asesoramiento.

El País

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El Sistema Bibliotecario Andaluz (SIBIA) ha pasado por  diversas etapas hasta llegar a ser lo que hoy es la Red de Lectura Pública de Andalucía.

Estos cambios  son fruto de una larga trayectoria política y legislativa que representa el pasado, presente y futuro de los servicios de lectura pública en Andalucía. La necesidad de adaptación ha venido marcada por  los cambios que han sufrido las propias necesidades sociales (culturales, geográficas y de inmigración), por ello la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía ha  elaborado un borrador del Reglamento del Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación, que sustituirá al vigente  del 2003.

Como novedades principales encontramos la actualización de las funciones de la Consejería de Cultura y sus órganos delegados en materia bibliotecaria; el desarrollo de la estructura funcional y orgánica de la Biblioteca de Andalucía, y la  incorporación funcional de la Red de Centros de Documentación y Bibliotecas Especializadas.

Con este reglamento, que se encuentra en Trámite de Audiencia, la Consejería de Cultura articula los éxitos conseguidos con los reglamentos anteriores, ampliando el ámbito y supuestos de aplicación e  incluyendo además los centros de documentación dentro de la red de lectura pública.

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